Kolik stojí ERP pro malou firmu a jak dlouho trvá jeho zavedení

Cloudové ERP pro malou firmu vyjde u Allegro-software orientačně od nižších jednotek tisíců korun měsíčně za základní moduly, k tomu se připočítá jednorázové zavedení ERP. To je u malých firem v řádu tisíců, u větších desetitisíců korun. Samotná implementace ERP pak u menší firmy obvykle trvá 4–8 týdnů od podpisu do ostrého provozu. Přesná čísla závisí na počtu uživatelů, modulech a rozsahu úprav na míru – v článku ukazujeme orientační rozpětí a čtyři modelové příklady.

Z čeho se skládá cena ERP

✓ Předplatné, nebo licence: co se platí měsíčně a co jednorázově

U cloudových systémů, jako je Allegro-software, se nejčastěji platí ERP předplatné – měsíční, kvartální nebo roční poplatek za počet uživatelů a zvolené moduly. Oproti tomu klasická licence na vlastní server znamená vyšší jednorázovou investici a následně poplatky za údržbu a aktualizace.

✓ Zavedení: úvodní konzultace, analýza procesů, nastavení

Do zavedení ERP patří úvodní konzultace, analýza firemních procesů a nastavení systému (číselné řady, sklady, uživatelská oprávnění). U malé firmy jde obvykle o jednotky až nižší desítky hodin konzultanta.

✓ Převod dat ze starého systému

Převody dat (adresář zákazníků, ceníky, skladové zásoby, otevřené doklady) je jednou z položek, která nejvíce ovlivňuje náklady na ERP i délku projektu – čím čistší a strukturovanější data, tím rychlejší a levnější přenos.

✓ Školení

Školení uživatelů bývá součástí základního balíčku zavedení, případně se platí za hodinu navíc u rozsáhlejších týmů nebo specifických procesů.

✓ Úpravy na míru a napojení (e-shop, banka, EDI)

Napojení na e-shop, bankovní účet, EDI komunikaci s dodavateli nebo dopravce zvyšuje cenu ERP systému nad rámec základního předplatného – jde o individuální položku podle rozsahu integrace.

✓ Cloud vs. instalace na vlastním serveru: co platíte navíc

Při cloud vs. instalace na vlastním serveru srovnání je potřeba počítat u vlastního serveru navíc s hardwarem, zálohováním a IT správou. Cloudové řešení tyto náklady zahrnuje v předplatném.

Kolik stojí ERP pro malou firmu v praxi

Cena ERP systému pro malou firmu závisí hlavně na počtu uživatelů a rozsahu modulů, které skutečně využijete. Níže najdete přehled čtyř základních balíčků od jednoduché fakturace až po komplexní řešení pro obchodní a výrobní firmy.

Čtyři modelové příklady nákladů za první rok (předplatné + zavedení + zaškolení)

• Podnikatel s fakturací – nejnižší náklady, často vystačí i s bezplatnou fakturací Subito pro start a přechod na placený balíček až později.
• Obchodní firma se 3 lidmi a skladem – nízké náklady, zahrnují nastavení skladové evidence materiálu a možné propojení s účetnictvím.
• Výrobní firma od 4 lidí – střední náklady díky modulu výroby, viz. efektivní výroba pro menší a střední firmy. 
• Obchodní a výrobní firma od 5 lidí využívající všechny moduly (Premium nebo Velkoobchod) – vyšší náklady, velká variabilita funkcí.

Jak dlouho trvá zavedení ERP

1. Zkušební verze (dny) – ověření funkcí. 
2. Úvodní konzultace a analýza procesů (1–2 týdny). 
3. Nastavení systému (1–2 týdny). 
4. Převod dat (dny až 2 týdny). 
5. Školení (dny).
6. Souběh se starým systémem (obvykle 2–4 týdny).
7. Ostrý provoz.

Typická délka podle typu firmy: obchod, sklad, výroba

Jednoduchá fakturace se zavádí během dnů, obchodní firma se skladem v řádu týdnů, výrobní firma s více procesy a propojeními může implementaci řešit 2–3 měsíce.

Kdy je nejlepší přecházet

Ideální je start na začátku účetního období, ale přechod je možný prakticky kdykoliv. Běžné je i postupné zavádění částí nového systému, podle složitosti firemních procesů.

Co zavedení urychlí a co ho zdrží

Urychlit ho mohou čistá a strukturovaná data, nebo třeba jeden odpovědný člověk ve firmě.
Naopak zdrží ho rozsáhlé úpravy na míru, neujasněné procesy, převod dlouhé historie dokladů.

Přechod z Pohody nebo Money S3: kolik to stojí a jak dlouho trvá

Mnoho malých a středních firem přechází na Allegro-software právě z Pohody nebo Money S3 – typicky ve chvíli, kdy jim stávající program přestává stačit na řízení skladu, výroby, více poboček, nebo potřebují zahrnout firemní specifika. Dobrá zpráva je, že převod dat z těchto systémů patří mezi standardní a dobře zvládnuté scénáře, takže přechod nebývá skokem do neznáma.
Při přechodu se obvykle převádí adresář kontaktů, ceníky, skladové zásoby a otevřené doklady. Oba systémy typicky běží v souběhu několik týdnů, aby bylo možné ověřit správnost dat.
Více informací pro vás chystáme v samostatném článku již brzy. Podívejte se kdy firma potřebuje ERP systém.

Jak spočítat, jestli se ERP vyplatí

Zásadní je úspora času za ruční přepisování mezi fakturací, skladem a účetnictvím, méně chyb v dokladech a lepší přehled o marži zakázek. Příkladem je velkoobchod Jindřich Rejthar v oboru TZB, kterému zavedení Allegra umožnilo růst a otevírání poboček bez nutnosti navyšovat administrativu úměrně obratu.

Na co se zeptat dodavatele ERP

• Kolik stojí cena ERP za uživatele navíc?
• Co přesně je v ceně předplatného?
• Kdo zajišťuje přenos dat a jak dlouho trvá?
• Jaká je délka smluvního závazku?
• Jak se dostanu ke svým datům při odchodu?
• Jaký je rozsah podpory?

Na závěr si shrňme, jak postupovat dále:

1. Vyzkoušejte demoverzi zdarma. Za pár dní si ověříte, zda vám systém sedí, než se k něčemu zavážete. Demo verzi můžeme upravit na míru potřebám vaší firmy.
2. Sepište si, co od systému potřebujete. Stačí počet uživatelů, moduly (sklad, výroba, účetnictví, B2B) a případné integrace.
3. Zeptejte se na podmínky. Cena za dalšího uživatele, obsah předplatného, jak probíhá přenos dat, délka závazku.
4. Nechte si připravit nabídku na míru. Orientační ceny z ceníku pomohou s odhadem, ale konkrétní částku určí až rozsah vašeho projektu.