Nakupujete od oka? Jak informace ze zakázek, skladu a nákupní historie změní váš nákupní proces
Nákup je v obchodním procesu článkem, který nejvíc ovlivňuje termíny, náklady i marži – a přitom bývá nejméně propojený se zbytkem systému. V tomto článku se podíváme na to, jaká data z obchodního procesu nákupu nejvíce pomáhají, jak má správně vypadat tok informací od zakázky po objednávku a co by měl nákupní modul v moderním ERP systému zvládnout.
Co se v článku dozvíte:
- Kdy nákup zpomaluje obchod a skrývá náklady?
Tři konkrétní situace, ve kterých nákup bez propojení se zbytkem systému zpomaluje zakázky, prodražuje zásoby a skrývá skutečnou marži. - Jaká data z obchodního procesu nákup nejvíc potřebuje
Zakázky, stav skladu a historie dodavatelů — jak každý z těchto zdrojů konkrétně mění způsob, jakým firma nakupuje. - Co by měl nákupní systém zvládnout
Pět funkcí, které dělají rozdíl mezi modulem, který nákup skutečně zefektivní, a tím, který jen eviduje objednávky. - Jak nákup funguje s Allegro-software?
Propojený nákupní modul pracující s daty ze zakázek, skladu i dodavatelů — co to přináší v každodenní praxi.
Právě byla zadána objednávka a dodavatel ji potvrdil. Jenže skladník hlásí, že polovina zboží je již dávno skladem. A kolega z vedlejšího oddělení objednal to samé minulý týden. Nákup bez dat je jako jít nakupovat potraviny bez seznamu – přinesete toho moc, zapomenete to nejdůležitější a pak hledáte, co dělat s tím, co nepotřebujete. Ale naštěstí to může fungovat úplně jinak.
Navazujeme na článek Od nabídky k faktuře: průvodce obchodním procesem pro malé a střední firmy. Tentokrát se zaměříme na nákup – nejčastěji podceňovaný článek celého řetězce. Ve většině firem se objednává v reakci na to, co akutně chybí, tedy až když je pozdě, ne když je čas.
Poznáte se v některém z těchto scénářů?
- Termín zakázky se posunul, protože materiál přišel pozdě. Objednávka odešla ve chvíli, kdy se na to přišlo, ale dodávka trvala deset dní. Zákazník čekal, tým improvizoval. Přitom zakázkový systém tu informaci měl dva týdny dopředu – jenže dál se nedostala.
- Objednáváte něco, co už dávno máte. Ve skladu leží zboží, které tam nákupčí právě urgentně objednává. Jenže to neví, protože sklad a nákup si data nesdílí. Takto vznikají zbytečné náklady a zároveň zpoždění.
- Marži zakázky nikdo přesně nezná. Zákazníkovi se fakturovalo, zboží se dodalo. Ale kolik přesně stál nákup pro tuto konkrétní zakázku? Kdykoli chcete odpověď, musíte sečíst doklady ručně nebo to vzdát a spokojit se s odhadem.
Každý z těchto scénářů má stejnou příčinu: nákup funguje izolovaně od zbytku firmy.
Jaká data z obchodního procesu nákup nejvíce potřebuje
Zakázky jsou pro nákup nejcennější zdroj: co, v jakém množství a do kdy. Propojený systém z otevřených zakázek odvodí, co chybí na skladě a co objednat – s termínem a vazbou na zákazníka. Navíc vidíte trendy: kdo opakovaně objednává, co se prodává, v jakém období. Nákup přestane hasit a začne plánovat.
Přehled obchodní příležitosti s odhadovaným ziskem, kontakty a navázanými doklady. Data z obchodních případů a zakázek tvoří základ, ze kterého nákupní modul odvozuje, co a kdy objednat.
Stav skladu zabrání nákupu toho, co je doma. Než systém vygeneruje objednávku, zkontroluje dostupnost. Pokud nastavíte minimální zásoby, upozornění přijde ještě dřív, než kdokoli zavolá, že něco chybí. Spolehlivá data ze skladu vyžadují také přesnou inventuru, která se správným systémem nemusí být časově náročná ani plná chyb. → Přečtěte si, jak na inventuru bez stresu
Každý produkt nese informace o nákupu, prodeji i zásobách na jednom místě.
Historie dodavatelů uloží to, co dnes nosí lidé v hlavách: kdo dodal včas, za jakou cenu, jak reagoval na reklamaci. Při příštím nákupu stačí nahlédnout do systému, ne hledat v e-mailech nebo volat kolegovi, který si to pamatuje.
Co by měl nákupní systém zvládnout
Nákupní modul skutečně pomáhá, pokud zvládá:
- Automatické generování požadavků na nákup z potřeb zakázek a minimálních stavů skladu, s vazbou na termín a zákazníka
- Kontrolu dostupnosti na skladě před každou objednávkou
- Propojení objednávky, příjemky a faktury od dodavatele – trojstranná kontrola je otázka sekund, ne hodin
- Vazbu každého nákupu na konkrétní zakázku – marži vidíte průběžně, ne až po uzavření měsíce → Jak mít skutečný přehled o nákladech
- Historii dodavatelů – ceny, lhůty, spolehlivost z minulých objednávek
Jak nákup řeší Allegro-software
V Allegro-software je nákupní modul součástí propojeného obchodního řetězce. Požadavky na nákup vznikají automaticky z potřeb zakázek, systém zkontroluje sklad před odesláním objednávky a nákupní objednávka se propojí s příjemkou i fakturou od dodavatele.
Skladová karta v Allegro-software: přehled všech pohybů zboží s vazbou na konkrétní doklady. Spodní část ukazuje aktuální stav zásoby v každém skladu — tato data systém kontroluje před každou novou objednávkou.
Každý nákup nese vazbu na konkrétní zakázku, takže marži vidíte průběžně. Databáze dodavatelů si pamatuje ceny, lhůty i spolehlivost z minulých objednávek. Systém funguje v cloudu – na počítači, mobilu i tabletu, i přímo ve skladu při příjmu zboží. → Více o mobilním skladovém hospodářství
Pokud chcete vidět, jak nákupní proces a propojení se zakázkami vypadá v praxi, můžete si zdarma a bez závazků vyzkoušet demo verzi.