Jak efektivně komunikovat se subjekty státní správy?
Jak komunikovat s úřady nemusí být vždy zřejmé. Zda zvolit listinnou nebo elektronickou formu je stále do značné míry na vůli podnikatelského subjektu. Významnou změnu přinesly datové schránky a s ní spojená povinnost za určitých podmínek činit úkony výhradně elektronicky. Efektivní komunikací lze rozehnat část „administrativního smogu“, který na podnikatele v dnešní době dopadá.
Od 1. 1. 2023 mají všechny právnické osoby a podnikající fyzické osoby, zapsané v zákonem stanovené evidenci, zřízenou datovou schránku ze zákona. Doplnily tak početnou skupinu právnických osob, pro kterou byly „datovky“ povinné již od roku 2009 a subjektů, které si je zřídily dobrovolně. Datová schránka je jednou z forem elektronické komunikace subjektů se státní správou. Lze ji využívat také pro zasílání datových zpráv mezi fyzickými (nepodnikatelskými) osobami a pro komunikaci s úřady v soukromých záležitostech.
Elektronická komunikace podnikatelů se státní správou
Datová schránka je jednou, nikoli jedinou možností, jak můžeme komunikovat s orgány státní správy. Jejím zpřístupněním totiž subjektu nevzniká povinnost využívat výhradně „datovku“. Podnikatelé mohou oslovovat subjekty státní správy i přes jejich elektronické podatelny. V tomto případě je vhodné využít aspoň e-mail podepsaný uznávaným elektronickým podpisem k jednoznačné identifikaci odesílatele. Zatímco zřízení elektronického podpisu je starostí (a nákladem) podnikatelského subjektu, datová schránka je bezplatnou variantou odesílání datových zpráv.
Daně elektronicky
Co však s vlastnictvím zpřístupněné datové schránky zřízené ze zákona souvisí, je povinnost dotčených subjektů podávat daňová přiznání elektronicky (ne však nutně prostřednictvím datové schránky). Papírové formě daňových přiznání tak definitivně odzvonilo a tyto subjekty si musí vybrat z dostupných způsobů autorizované elektronické komunikace.
Pro elektronická podání je vyžadován formát .xml. Formuláře v předepsaném formátu najdeme například na portálu Moje daně.
Které dokumenty musí podnikatelé zasílat výhradně elektronicky?
Daňová přiznání
Elektronické podání Daňového přiznání je povinné pro subjekty, které mají ze zákona zřízenou datovou schránku. Elektronické formuláře je možné vyplnit (a registrovaní uživatelé je mohou i odeslat) prostřednictvím aplikací Online finanční úřad (DIS+) nebo Elektronická podání pro finanční správu (EPO) na portálu Moje daně. K odeslání vyplněného formuláře přiznání mohou využít kromě zmíněných aplikací i svou datovou schránku, popřípadě e-mail s uznávaným elektronickým podpisem.
Přiznání k dani z přidané hodnoty
Pro plátce nebo identifikované osoby jsou elektronická podání povinná podle § 101a Zákona o dani z přidané hodnoty. Jedná se o:
- daňové přiznání nebo dodatečné daňové přiznání,
- kontrolní hlášení,
- souhrnné hlášení
- nebo jiné hlášení, s výjimkou hlášení podle § 19 (Dodání a pořízení nových dopravních prostředků uvnitř území Evropské unie).
Pouze elektronicky lze podat přihlášku k registraci nebo oznámení o změně registračních údajů. Přiznání v předepsaném formátu a struktuře (pouze to je daňově účinné) vygeneruje daňový software.
Allegro Software je kromě obchodního, i daňový software, který vygeneruje přiznání k DPH na základě evidovaných dokladů (včetně přiznání DPH v režimu OSS) kontrolního či souhrnného hlášení. Jak zaslat přiznání DPH elektronicky? Vytvořený tiskopis ve formátu .xml můžete nahrát do systému EPO nebo rovnou odeslat datovou schránkou.
Přiznání k dani z nemovitostí
Elektronické podání se může týkat také přiznání k dani z nemovitých věcí, pokud jsou zařazeny v obchodním majetku. To platí i pro vyúčtování, které se podává do 3 měsíců po uplynutí kalendářního roku. Poplatníci daně z nemovitých věcí mohou od října 2023 využít službu předvyplnění daňového přiznání údaji, jimiž finanční správa již disponuje, nebo jsou evidovány v katastru nemovitostí. Služba je dostupná na portálu Moje daně pro uživatele daňové informační schránky DIS+.
Typy datových schránek
Rozlišujeme čtyři druhy datových schránek:
- datovou schránku orgánu veřejné moci,
- fyzické osoby,
- podnikající fyzické osoby
- a právnické osoby.
Jeden subjekt může používat více datových schránek. Příkladem je fyzická osoba, která je zároveň podnikatelem. Kromě datové schránky podnikající fyzické osoby, která jí bude zřízena ze zákona, a do níž jí budou zasílány dokumenty související s podnikatelskou činností, může požádat o zřízení datové schránky fyzické osoby pro „občanské záležitosti“ a do ní si nechat zasílat písemnosti nesouvisející s podnikáním (např. oznámení o blížícím se konci platnosti občanského průkazu či blížící se STK).
Jaký je rozdíl mezi datovou schránkou fyzické osoby a podnikající fyzické osoby?
Fyzickým osobám nejsou datové schránky zřizovány automaticky. K jejich zřízení je nutná žádost. Takto zřízenou datovou schránku (tedy dobrovolně, na vlastní žádost) je možné kdykoli znepřístupnit, ale není možné ji zrušit.
Podnikajícím fyzickým osobám (typicky OSVČ) je „datovka“ zřizována ze zákona automaticky, respektive bez ohledu na vůli osoby, které je schránka zřizována. Ke zřízení dochází po zápisu do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku. Až na výjimku ukončení podnikání ji není možné znepřístupnit. Zrušit ji nelze za žádných okolností. „Není síly, která by sprovodila ze světa jednou zřízenou datovou schránku!“
Povinnost používat ke komunikaci datové schránky mají orgány veřejné moci. Zprávy související s podnikatelskou činností subjektu jsou tyto orgány povinny zasílat do datové schránky podnikatelského subjektu. Stejně tak písemnosti vztahující se k soukromé činnosti fyzické osoby budou doručovány do datové schránky nepodnikající fyzické osoby v případě, že ji má zpřístupněnou. Ostatní písemnosti, které nesouvisí s podnikáním a nelze je zaslat do datové schránky fyzické osoby, resp. o ni FO nepožádala, mohou úřady nadále rozesílat poštou. Je vhodné podotknout, že orgány státní správy mohou s ohledem na povahu doručované písemnosti zvolit jiný než elektronický způsob doručení. Kromě datových schránek je tedy vhodné občas zkontrolovat i poštovní schránku na dveřích.
Klasickou písemnou komunikaci můžeme využít u těch druhů písemností, které technicky nelze zasílat v datovém formátu nebo zákon vyžaduje jiný způsob doručení. Dokladem o odeslání a možným důkazním prostředkem je pak podací lístek, ze kterého však není patrné, co bylo obsahem zásilky. Elektronická komunikace tak poskytuje subjektům vyšší míru důkazní jistoty.
Vybrané doklady související s podnikáním OSVČ a možné formy jejich odeslání orgánům státní správy
Podnikající fyzická osoba (OSVČ) podává Přehled o příjmech a výdajích své zdravotní pojišťovně. Přehled lze odeslat elektronicky, na výběr je z několika možností elektronického podání, viz níže. Vyplňování kolonek zkrátí (a zpřesní) elektronické formuláře, které (v případě registrovaného uživatele) nabídnou řadu předvyplněných údajů. Vyplněný a podepsaný formulář lze také podat osobně na pobočce nebo ho zaslat poštou.
Jak odeslat Přehled OSVČ pro pojišťovnu elektronicky?
Webová aplikace Moje VZP nabízí možnost podat přehled prostřednictvím interaktivního formuláře, který všechny známé údaje registrovaného pojištěnce doplní automaticky, včetně úhrnu zaplacených záloh. Sám dopočítá případný přeplatek nebo nedoplatek. Podobně lze využít i aplikaci VZP Point. Vyplněný formulář ve formátu .xml lze také odeslat prostřednictvím datové schránky. Přehled lze také zaslat e-mailem s elektronickým podpisem na adresu ePodatelny podatelna@vzp.cz. v několika povolených formátech, doporučený je formát PDF. Elektronická podání umožňují i další pojišťovny.
Přehled o příjmech a výdajích předkládá OSVČ, která aspoň po část kalendářního roku vykonávala výdělečnou činnost České správě sociálního zabezpečení. Na výběr je z několika možnosti elektronického podání přehledu. Stále je možné odeslat jej také poštou nebo osobně podat (nebo vhodit do schránky k tomu určené) na příslušné pobočce Okresní správy sociálního zabezpečení.
Jak odeslat Přehled pro ČSSZ elektronicky?
Na ePortálu ČSSZ lze vyplnit interaktivní formulář, registrovaní uživatelé jej mohou příslušné OSSZ/ČSSZ rovnou i odeslat. Neregistrovaní si mohou vyplněný formulář stáhnout a odeslat jej e-mailem na ePodatelnu s využitím elektronického podpisu nebo prostřednictvím své datové schránky.
Elektronická komunikace zkrátí čas předání informací a šetří náklady podnikatele. Jak dále zefektivnit procesy v podnikání? S vhodným podnikovým softwarem se posunete o pár příček výš na pomyslném žebříčku. Jaké výhody přinese automatizace v ekonomickém softwaru se dočtete na webu Allegro Software.
Použité zdroje:
https://www.financnisprava.cz/cs/dane/dane-elektronicky/datove-schranky
https://www.financnisprava.cz/cs/dane/dane-elektronicky/datove-schranky/povinnost-podat-danove-priznani
https://www.vzp.cz/platci/formulare/prehled-o-vysi-danoveho-zakladu-osvc
https://www.vzp.cz/o-nas/nejcasteji-resite/otazka/mohu-podat-prehled-osvc-on-line
https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/65.html
